Datenschutzhinweise für Online-Veranstaltungen via „zoom“

27. JULI 2020

Wir möchten Sie nachfolgend über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von „zoom“ (im Folgenden „Tool“ genannt) informieren.

Zweck der Verarbeitung

Wir nutzen das Tool um Online-Selbsthilfe, „virtuelle Mittagstische“ mit Vereinsmitgliedern, Vorträge, interne und externe Meetings durch zu führen.

Das Tool „zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., 55 Almaden Blvd, Suite 600, San Jose, Kalifornien (95113), die ihren Sitz in den USA hat.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, die im unmittelbaren Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Veranstaltungen steht, ist der Verein Leben nach Krebs! e.V. c/o Sabine Schreiber, Chausseestr. 110, 10115 Berlin, Telefon  +49 1748 66 45 90, Email: info [at] leben-nach-krebs.de

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung des Tools werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben von Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an Online-Veranstaltungen gemacht haben.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname (optional), Telefon (optional), E-Mail-Adresse,

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einer Online-Veranstaltung die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese bei der Online-Veranstaltung anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die Tool-Applikationen abschalten bzw. stumm stellen.

Um teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen, um einen berechtigten Einlass/Zugang zum Video-Meeting verifizieren zu können.

Wer ist von der Datenverarbeitung betroffen?

Vereinsmitglieder und externe Teilnehmer.

Umfang der Verarbeitung

Wir zeichnen prinzipiell keine Online-Veranstaltung auf. Wollen wir einen Screenshot zur Verwendung im LnK-Newsletter oder auf unserer Webseite anfertigen, werden wir Ihnen das im Vorweg transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen einer Online-Veranstaltung erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Mitgliedern des Vereins Leben nach Krebs! e.V. verarbeitet werden, ist der Aufnahmeantrag für Mitglieder die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Für Externe Teilnehmer ist die DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Erfüllung unserer satzungsgemäßen Ziele, hier in Form von Online-Veranstaltungen.

Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Veranstaltungen Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Online-Veranstaltungen im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Veranstaltungen.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Veranstaltungen verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Veranstaltungen wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, mit den Teilnehmern (siehe oben) besprochen zu werden und damit zur Weitergabe bestimmt sind. Weitere Empfänger: Der Anbieter des Tools erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten könnte damit auch in einem Drittland stattfinden. Wir haben mit dem Anbieter von „zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau war bisher durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Zoom Video Communications, Inc., garantiert (https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000TNkCAAW&status=Active).

Ansprechpartner für den Datenschutz

Der/die für den Datenschutz zuständige(n) Ansprechpartner erreichen Sie unter Datenschutz LnK, c/o Sabine Schreiber, Chausseestr. 110, 10115 Berlin, Telefon  +49 1748 66 45 90, Email: datenschutz [at] leben-nach-krebs.de

Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben grundsätzlich das Recht auf Auskunft hinsichtlich der Sie betreffenden Daten, das Recht, bei Unrichtigkeit der Daten die Berichtigung oder bei unzulässiger Datenspeicherung die Löschung der Daten zu fordern sowie das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung und auf Datenübertragbarkeit. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen. Ihnen steht des Weiteren ein Beschwerderecht bei der entsprechenden Aufsichtsbehörde zu.

Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

 

Berlin, 27.07.2020